Приклад протоколу засідання

Протоколи засідань - це не просто шпаргалка того, що було сказано на засіданні персоналу минулого тижня. Протоколи можуть бути офіційними юридичними документами, що представляють офіційні дії ради директорів компанії або керівництва державного органу. Оскільки протоколи є офіційним записом ділової та державної діяльності, варто їх ефективно розвивати. Якщо ви пишете нотатки на папері від руки, це може допомогти, якщо у вас є заздалегідь надрукована форма, щоб ви могли розмістити відповідну інформацію там, де вона йде. Ви також можете створити комп’ютерну форму, якщо взяли з собою ноутбук або електронний блокнот для використання під час наради.

Інформація про заголовок

Протокол включає заголовок дати та місця проведення зборів. Заголовок фіксує, хто був присутній і хто виправдовувався, і зазвичай він ідентифікує особу, яка виконувала обов'язки головуючого та секретаря запису. Засідання, які проводяться одночасно в кількох місцях - наприклад, за допомогою відеоконференцій - зазвичай реєструють відвідуваність залежно від місцезнаходження.

ПРИКЛАД:

Протокол засідання Ради директорів компанії А-1 4 травня 2017 року Зал виконавчого комітету, будівля штаб-квартири Роберт Джонсон, голова та Кайл Макгрегор, секретар запису Присутні: Р. Джонсон, М. Перес, Дж. Хатояма, Ф. Майклз, С. Готорн, М. Сміт, Р. Сендборн, В. Кларк

Вступний матеріал

Зазвичай протоколи починаються з точного часу, коли головуючий скликав збори на замовлення. На більшості засідань перші пункти порядку денного включають вступ, зауваження головуючого та затвердження протоколу попереднього засідання. Охопіть основні моменти, запропоновані під час зауважень головуючого. Якщо члени запропонували будь-які поправки до протоколу попереднього засідання, точно зафіксуйте зміни.

ПРИКЛАД:

Містер Джонсон скликав зустріч на замовлення о 14:46 вечора. Після неофіційного вступу Джонсон повідомив, що його кішка нещодавно породила шість кошенят. За поданням пані Хоторн протокол липневого засідання було прийнято одноголосною згодою, за винятком того, що слово "вантажівка" у параграфі 15 зазнає замін і замінюється словом "напівтрактор".

Порядок денний згоди

Хоча кожне засідання має різну структуру, офіційні засідання - особливо для урядових груп - зазвичай починаються з "порядку денного", що є лише кількома звітами та заявами, що не вимагають голосування. Порядок денний згоди часто включає листування, звіти комітетів та інші інформаційні матеріали.

Запишіть основні моменти для кожного пункту, який обговорювався під час порядку денного згоди, визначаючи предмет розмови та будь-які основні коментарі, запропоновані членами під час відкритого обговорення.

ПРИКЛАД:

Місіс Сміт зачитала в записі лист від XYZ Manufacturing Company від 4 листопада. Лист висловив високу оцінку професіоналізму транспортного підрозділу в прискоренні гучної доставки продукції. Пан Перес, від імені транспортного підрозділу, сказав, що XYZ відмінно справився з наданням детальних інструкцій щодо маршруту.

Порядок денний бізнесу

Діловий порядок денний - це місце дії - частина наради, де члени обговорюють та голосують за різними пунктами дій. Протягом офіційних протоколів секретар повинен записати фактичне подання, за яке голосували, та фактичний підсумок голосування, в тому числі проголосував за і проти питання. Як правило, секретар також бере короткий зміст дебатів, включаючи основні моменти кожного члена, який виступив.

Технічно не існує такого поняття, як голосування за "утримання". Утриматися означає взагалі не голосувати. Люди, які хочуть зафіксувати, що вони не прихильні чи не проти того чи іншого питання, повинні замість цього проголосувати "присутні".

ПРИКЛАД:

Джонсон відкрив обговорення рахунку-фактури від ABC Widgets на суму 21 434,87 доларів. Пані Хатояма сказала, що рахунок був затверджений фінансовим комітетом минулого тижня. Пан Майклз заявив, що підтримує постійну роботу з ABC Widgets. Хатояма запропонував затвердити рахунок від ABC Widgets, Inc. на суму 21 434,87 доларів. Пані Сенборд відряджена. Рух здійснювався 4-2, при цьому Хатояма, Сандборн, Майклз і Сміт виступали, а Перес і Кларк виступали проти.

Підсумкові матеріали

Більшість протоколів зазвичай закінчуються часом перерви на засіданні. Протоколи підписують головуючий і секретар, який записує записи, хоча якщо секретар є членом групи, що має право голосу, тоді достатньо лише підпису секретаря.

ПРИКЛАД:

Джонсон оголосив перерву на засіданні о 19:14. Наступне засідання призначене на 5 серпня о 15:00 у залі виконавчої ради.

Підписано, Роберт Джонсон, голова Кайл Макгрегор, секретар запису