Як звертатися до групи в електронних листах

Звернення до групи людей електронною поштою вимагає певного попереднього планування. Як власник малого бізнесу, вам слід враховувати конфіденційність одержувачів, закони, що регулюють комерційну електронну пошту, етикет, необхідний для того, до кого звертаються, і як ви їм пишете. Якщо ви плануєте надсилати майбутні електронні листи тій самій групі, ви можете налаштувати список груп у більшості клієнтів, таких як Microsoft Outlook, для використання в якості списку розсилки.

До, CC або BCC

1

Уявіть, що ви знаходитесь у кімнаті з усіма, хто отримуватиме електронну пошту групи. Враховуйте їх стосунки з вами, одне одного та їхню участь в інформації, яку ви надсилаєте.

2

Введіть своє власне ім'я в поле "Кому", а імена членів групи - у поле "BCC" (сліпа копія копії), якщо ці особи ще не знайомі між собою. Вся інформація, введена в поле BCC, пригнічується, тому ніхто не побачить жодних імен чи адрес електронної пошти, крім вашої. Це доречно, наприклад, якщо ви надсилаєте електронний лист усім своїм клієнтам. Пам’ятайте, що конфіденційність переважає всі інші етикетні правила.

3

Введіть імена всіх, до кого ви безпосередньо звертаєтесь, у поле "Кому". Це доречно, наприклад, якщо ви надсилаєте повідомлення всім своїм співробітникам про зміну робочого часу. Побачення їх імен у полі "Кому" повідомляє цим працівникам, що електронний лист направляється кожному з них.

4

Введіть у поле "CC" імена тих, хто не є безпосередньо адресованим у вашому повідомленні, але кого слід повідомити про повідомлення. Наприклад, якщо ви надсилаєте повідомлення клієнту і хочете, щоб торговий представник залишався у циклі, ви повинні вставити ім'я торгового представника в поле CC.

5

Використовуйте поле BCC на розсуд, коли ви включили інші в поля To або CC. Це може бути доречним, наприклад, якщо ви надсилаєте повідомлення клієнтові, а постачальник або діловий партнер просить повідомити про це, не повідомивши про це клієнта.

Звернення до Одержувачів

1

Використовуйте загальний привіт у першому рядку електронного листа, наприклад "Вітаю" або "Добрий день", звертаючись до кількох одержувачів. Якщо всі одержувачі мають однакові стосунки з вами, звертайтеся до них однаково - наприклад, "Шановні цінні клієнти" або "Увага співробітникам". Це важливий підказка для одержувачів, що це групове повідомлення, надіслане кільком особам.

2

Зверніться до особи в полі "Кому" по імені, якщо в цьому полі є лише одна особа, а іншим надсилаються копії. Це повідомляє особі, що електронний лист адресовано їй, тоді як усі інші відразу дізнаються, що отримують копії.

3

Напишіть повідомлення у стилі, відповідному людині чи людям, до яких звертаються, ніби ви розмовляєте з ними публічно перед іншими.

4

Підпишіть електронну пошту, як це зазвичай робиться для міжвідомчого спілкування. Якщо хтось із одержувачів знаходиться поза вашим робочим місцем, вкажіть своє повне ім’я та назву компанії, а також адресу та номер телефону. Майте на увазі, що закон CAN-SPAM застосовується до всіх комерційних електронних листів, які надсилаються за межами вашої компанії.

Створення групи контактів у Microsoft Outlook

1

Запустіть Microsoft Outlook і виберіть "Нова група контактів" у розділі "Новий" на вкладці Домашня сторінка.

2

Введіть назву групи у полі "Ім'я". Виберіть "Додати учасників" з групи "Учасники" на вкладці "Група контактів".

3

Виберіть "З контактів Outlook", "З адресної книги" або "Нова електронна пошта" контакт за бажанням. Щоб додати новий контакт електронною поштою, ви можете ввести інформацію у діалоговому вікні "Додати нового учасника". Для інших методів просто виберіть імена зі списку.

4

Введіть ім'я групи в поле "Кому", "CC" або "BCC" вашого повідомлення електронної пошти.