Особливості системи управління інформацією

Система управління інформацією збирає та управляє даними, які зберігаються у різних форматах та роблять їх доступними для людей, які потребують цього. Часто малому бізнесу потрібно лише керувати офісними документами та електронними таблицями та робити їх доступними для працівників. Іншим, можливо, доведеться збирати та керувати детальною інформацією про дані клієнтів. Інші системи управління інформацією роблять дані доступними для великих організацій або навіть широкої громадськості через веб-сайт.

Незалежно від вимог організації, хороша система управління інформацією повинна мати можливість збирати та зберігати дані та керувати ними у потрібних форматах та доставляти інформацію за необхідності на відповідних платформах людям, які її потребують.

Розуміння систем управління інформацією

Замість єдиного програмного пакету подумайте про систему управління інформацією як про систему правил, встановлених вашою компанією для визначення того, як працівники збирають, зберігають та отримують доступ до інформації. Якщо в даний час ваш бізнес використовує безліч різних продуктів, які не взаємодіють між собою, вам може знадобитися допомога експерта, як-от торговельний посередник із доданою вартістю, для інтеграції ваших даних, перш ніж ви зможете створити систему управління інформацією.

Інформацію потрібно збирати та зберігати

Більшість компаній мають інформацію в різних форматах, що зберігається більш ніж в одному місці. Деякі файли можуть зберігатися на корпоративному сервері, тоді як інші зберігаються локально на робочих столах та ноутбуках, тоді як інші зберігаються в хмарі за допомогою таких служб, як Google Drive або Microsoft OneDrive. Спеціалізовані інструменти, такі як програмне забезпечення управління відносинами з клієнтами (CRM) або програмне забезпечення для управління запасами, можуть зберігати інформацію незалежно від цих інших систем.

Система управління інформацією централізує інформацію, щоб вона не дублювалася в різних місцях або в різних форматах, що часто призводить до того, що дещо різноманітні версії документів доступні різним людям у різний час.

Приклад : Якщо у вас є програмне забезпечення для управління клієнтами, вся інформація про клієнта повинна зберігатися там, а не дублюватися в інших місцях. Документи та електронні таблиці повинні бути на сервері компанії або у хмарному рішенні, де вони доступні кожному, мають резервне копіювання та захист.

Інформація повинна бути керованою

Менеджери повинні мати доступ до всієї інформації про компанію, яка потрібна їхнім підрозділам. Вони повинні мати можливість затверджувати або відхиляти зміни до поточних документів, а також створення нових документів. Дані повинні мати резервну копію, щоб, якщо файл буде видалено або порушено, його можна було відновити. Доступ до даних також повинен бути обмежений, щоб тільки ті, хто потребує цього, могли ними користуватися.

Приклад: Якщо працівник вносить зміни до стандартного листа, надісланого клієнтам, менеджер може переглянути та затвердити зміну або повернути документ назад до попередньої версії. Це стандартна функція в таких системах, як Google Drive, OneDrive та Microsoft SharePoint, де власники документів можуть схвалювати або відхиляти зміни, а також обмежувати можливості редагування та доступ до інформації певним людям.

Інформація повинна бути доступною

Для деяких малих підприємств необхідна інформація, доступна лише на комп’ютерах компанії. Але сьогодні все більше підприємств вимагають доступу до інформації як за межами сайту, так і на планшетах та смартфонах. Цього можна досягти, зробивши інформацію доступною через захищений веб-сервер, а в багатьох випадках і через мобільний додаток.

Приклад: Використовуючи Microsoft Sharepoint, ви можете створити веб-сайт корпоративного порталу, який використовують лише співробітники. Менеджери можуть налаштовувати робочі процеси для проектів, щоб гарантувати, що кожен вносить свій внесок, коли це потрібно. Менеджери також можуть встановлювати вимоги щодо затвердження сторінок, опублікованих на порталі компанії, і встановлювати дозволи для певних співробітників або груп, щоб гарантувати, що зміни вносять лише люди, уповноважені на це. Кожен може отримати доступ до інформації через веб-браузер або через програму SharePoint на своїх планшетах та смартфонах.