Різниця між рахунком-фактурою та квитанцією

Під час продажу товарів або послуг покупець і продавець укладають угоду про здійснення бізнесу та завершення фінансової операції. Угода може бути усною або письмовою, а умови операції будуть записані або задокументовані рахунком-фактурою та квитанцією. Рахунки та квитанції є вихідними документами для бухгалтерського обліку; рахунок-фактура також називається векселем. Рахунки-фактури та квитанції використовуються в бухгалтерському обліку для обліку операцій продажу та для обліку запитів та квитанцій про оплату.

Рахунки, що надаються продавцем

Рахунок-фактура - це рахунок, або запит на оплату, на продаж. У ньому перелічені товари чи послуги, що надаються продавцем клієнту, а також ціни, кредити, знижки, податки та загальна сума. Він також може включати кредитну інформацію, номер рахунку-фактури, ім’я продавця та будь-які спеціальні програми продажу.

Наприклад, багато рахунків-фактур дозволяють покупцеві сплатити 30 днів і пропонують знижку на оплату протягом перших 10 днів з дати виставлення рахунку. Рахунок-фактура містить контактну інформацію про продавця, включаючи назву компанії, адресу, номер телефону, номер факсу та веб-адресу. Він також включає контактну інформацію покупця та дату операції продажу. Рахунки-фактури не слід плутати із замовленнями на придбання, якими є письмові запити покупців до продавців, що дозволяють відвантаження або доставку товарів із згодою на оплату.

Квитанції, що підтверджують, що платіж здійснено

Квитанція - це документація про те, що здійснено платіж для завершення продажу. Це служить підтвердженням власності в більшості випадків. У ній перелічені товари чи послуги, ціни, кредити, знижки, податки, загальна сплачена сума та спосіб оплати. Квитанції, як правило, містять інформацію про покупців і продавців у різних форматах та різною мірою.

Наприклад, покупки в торгових точках, такі як придбання газу для автомобіля на АЗС, мають повну контактну інформацію продавця, але обмежену інформацію покупця. Квитанція є підтвердженням сплати покупцем.

Емітенти та одержувачі

Рахунки-фактури та квитанції генеруються продавцями, продавцями та постачальниками та видаються покупцям, клієнтам або клієнтам. Бухгалтерські відділи, торговий персонал та персонал обслуговування споживачів можуть виписувати рахунки клієнтам. Кабінети лікарів та стоматологів виписують рахунки пацієнтам за надані послуги. Офіціант або офіціантка видає фактуру, яка називається рахунком або чеком, відвідувачам ресторанів за замовлену їжу.

Одержувачами квитанцій, як правило, є клієнти, але вони можуть бути бухгалтерами або бухгалтерами, а також третіми особами, які отримують квитанції як доказ сплати клієнтом фінансових процедур.

Використання рахунків-фактур та квитанцій

Рахунки-фактури використовуються для того, щоб вимагати оплати від покупців, відстежувати продажі, допомагати контролювати товарно-матеріальні цінності та полегшувати доставку товарів та послуг. Рахунки-фактури також використовуються для відстеження очікуваних майбутніх доходів та управління відносинами з клієнтами, пропонуючи вигідні варіанти оплати, такі як тривалі періоди платежів або знижки при достроковому платежі або оплаті готівкою.

Квитанції використовуються покупцями або замовниками, щоб довести, що вони заплатили за товар, особливо у ситуаціях повернення, коли товари несправні або дефектні.