Різниця між заявкою та замовленням на замовлення

Переконати своїх співробітників заповнювати додаткові документи, коли їм потрібні матеріали чи матеріали, може бути важко, але встановлення системи закупівель допомагає контролювати витрати та створює паперовий слід, коли ви намагаєтеся перевірити свої фінансові рахунки. Заявки на замовлення та замовлення на придбання є ключовими документами в процесі придбання предметів, необхідних для роботи вашого бізнесу, стандартизуючи процес внутрішнього та зовнішнього замовлення.

Порада

Заявка на закупівлю - це форма, яку внутрішній відділ вашої компанії, наприклад, поштовий зал, подає до відділу закупівель вашої компанії з переліком предметів, які він хоче замовити у зовнішнього постачальника. Після того, як відділ закупівель підприємства затвердить заявку на закупівлю, він видає замовлення на купівлю зовнішньому продавцю запитуваних товарів, ініціюючи операцію продажу.

Подання заявки на закупівлю

Заявка на закупівлю - це форма, яку внутрішній відділ вашої компанії, наприклад, поштовий зал, подає до відділу закупівель вашої компанії із переліком предметів, які він хоче замовити у зовнішнього постачальника. Незважаючи на те, що окремі форми різняться залежно від бізнесу, заявки на закупівлю, як правило, вимагають конкретної інформації, включаючи назву відділу, що запитує товари, точну кількість запитуваних товарів, загальний опис товарів, юридичну назву звичайного зовнішнього постачальника та очікувану ціну покупки. Заявка на закупівлю або схвалюється, або відмовляється відділом закупівель.

Коли потрібні заявки?

Для невеликих покупок часто є стандартною процедурою для внутрішніх департаментів купувати товари безпосередньо у роздрібних торговців за допомогою кредитної картки компанії та взагалі пропускати процес реквізиції відділу закупівель. Зазвичай підприємства вимагають заявки на придбання, коли пропонована покупка перевищує певну суму. Наприклад, Університет Тафтса вимагає замовлення заявки на більшість покупок на суму понад 2000 доларів. Інші компанії вимагають замовлення на замовлення для набагато менших покупок

Видання замовлень на замовлення

Після того, як відділ закупівель підприємства затвердить заявку на закупівлю, він видає замовлення на купівлю зовнішньому продавцю запитуваних товарів, ініціюючи операцію продажу. Замовлення на закупівлю повинні містити певну інформацію, таку як назва бюро закупівель, товари, що купуються, адреса відправника, умови оплати, інструкції щодо виставлення рахунків та номер замовлення на придбання. Щоб допомогти у веденні діловодства, замовлення на придбання, як правило, мають той самий номер, що і відповідний запит на придбання. Як тільки зовнішній постачальник приймає замовлення на придбання, він стає обов’язковим для контракту як покупця, так і продавця.

Замовлення на придбання для внутрішніх операцій

Заявка на закупівлю - це внутрішній документ, що надсилається від одного підрозділу до іншого з проханням придбати товари у зовнішнього постачальника. Як правило, замовлення на купівлю - це зовнішній документ, що надходить сторонній стороні в рамках операції продажу. Однак його можна використовувати і всередину. Іноді один відділ підприємства бажає придбати обладнання або матеріали у іншого відділу; у таких випадках багато підприємств вимагають від відділу закупівель подати міжвідомче замовлення на придбання.

Міжвідомчі замовлення на купівлю можуть бути корисними для фінансової або бухгалтерії великого бізнесу, де відділи мають окремий операційний бюджет.